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Abarrotar-se de serviços que impedem a adequada execução e dentro do prazo ideal é um problema comum neste século da ansiedade, inclusive no meio empresarial. O acúmulo das tarefas não só faz a pessoa ficar insatisfeita, mas causa estresse e, na maioria das vezes, também gera prejuízos financeiros.
Quando se chega a este ponto, o remédio é delegar parte das responsabilidades para um subordinado que pode estar dentro da empresa ou, por vezes, fora dela, obrigando a contratação de um terceiro. Identifique o que pode ser delegado e escolha a pessoa certa, mas decida com calma e frieza, pois o subordinado deverá ter aptidão para tais funções.
Delegar é a transferência de poder ou autoridade para um subordinado ou um conjunto deles. Para isso é necessário identificar pessoas capazes e que demonstram o desejo de assumir tal incumbência. As responsabilidades que podem ser delegadas compreendem o planejamento, a decisão ou a execução de tarefas. Após a delegação é preciso acompanhar o desenvolvimento das mesmas de perto, especialmente no período inicial, para que o subordinado sinta-se apoiado e ganhe confiança.
Algumas pessoas têm dificuldades para delegar responsabilidades, principalmente porque sabem executar o serviço, mas não gostam ou são incapazes de ensinar. Quando isto ocorre devem buscar auxílio de profissionais (consultores ou coaching), junto aos quais definem as tarefas a ser delegadas, escolhem o subordinado e montam o treinamento.
Outro motivo para não delegar é o medo de perder o poder ou a crença de que ficarão com pouca ou nenhuma função. Esta insegurança deve ser superada, pois o acúmulo de trabalho que impossibilita o empresário a pensar também está atrapalhando a tarefa dos colegas e gerando prejuízo para a empresa. Lembro-me de uma cliente muito centralizadora que possuía uma grande mesa de trabalho e adorava chamar os subordinados para conversar e despachar. Era comum ter quatro ou mais profissionais ao redor da mesa. Enquanto despachava com um deles, os demais aguardavam. Quantas horas de trabalho desperdiçadas!
O líder deve estar atento ao bom desenrolar de todas as atividades que estão sob sua responsabilidade, tendo como funções maiores traçar objetivos, criar condições para a realização, estimular a equipe para atingir as metas e avaliar os resultados alcançados. Desta forma será possível assumir responsabilidades maiores a fim de que o empreendimento obtenha resultados mais satisfatórios.
A seguir descrevo suscintamente os dez passos para que a delegação de responsabilidades ocorra de forma eficaz:
Se o subordinado escolhido estiver sobrecarregado é preciso ajudá-lo a distribuir as tarefas para que receba as novas atribuições;
A mesma tarefa não dever ser delegada a dois subordinados;
Deixe claro o que você espera dele na nova função;
Explique e certifique-se de que o colaborador compreendeu os motivos pelos quais a tarefa deve ser feita daquela forma;
Juntamente com a delegação da tarefa delegue a autoridade, ou seja, permita-o tomar decisões;
Ao constatar problemas que se repetem na execução reúna-se com o subordinado para identificar os motivos e ajudá-lo a resolvê-los;
Esteja aberto para acatar sugestões;
O subordinado sente-se mais seguro quando lhe é transmitida confiança;
Critique quando necessário, mas faça-o em particular e destaque os pontos positivos;
Recompense quando os resultados atingirem as metas estabelecidas.
