A importância da organização de notas fiscais
Segundo o Ministério da Fazenda, “a empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e”.
O tempo de armazenamento varia de um documento para outro, mas em média, livros e documentos fiscais precisam ser guardados por no mínimo de 5 a 10 anos, ou permanentemente.
1. Armazene corretamente suas notas
Separe um local para guardar todas as notas fiscais da empresa. Você poderá organizá-las como achar conveniente, dividindo-as em categorias, por data ou por tipo, e separar também por entradas e saídas. Já para os documentos digitais – o que é o caso de grande parte das empresas -, opte pelo armazenamento online, que é mais prático, muito mais seguro e você poderá acessar de onde quiser.
2. Estabeleça rotinas para a emissão das suas notas
Na maioria das empresas existe um processo repetitivo para as notas: preenchimento, emissão e, então, o armazenamento. Para otimizar este processo, a fim de diminuir o tempo, o ideal é que exista um modelo prático e rápido para seus funcionários seguirem.
1. Agrupe as tarefas parecidas para a mesma equipe de trabalho. Assim, a equipe que já tem afinidade com uma determinada etapa, gasta menos tempo para a execução.
2. Caso não tenha a possibilidade de separar por setor ou pessoa, invista em processos que visem diminuir o tempo de execução. Quando o trabalho é feito da mesma forma, há tendência de automatizar e diminuir os erros.
3. Esteja aberto às conversas com sua equipe e ouça o que eles têm a te dizer. Nada melhor do que ouvir quem está diariamente executando este serviço.
3. Deixe as planilhas para trás
Embora muito utilizado até anos atrás, planilhas e servidores oferecem muitas desvantagens e riscos ao seu trabalho e, principalmente, à sua empresa.
· Risco de perda;
· Ocupam espaço no computador e servidor;
· Vão se desatualizando com o passar do tempo.
· As informações ficam em locais separados, dificultando o acesso e o controle unificado.
4. Invista em um software online
Investir em um software online não é mais luxo, é obrigação para qualquer empresa seja de pequeno ou de médio porte, que deseje melhorar sua organização e sua produtividade.
Os softwares de gestão são indicados para simplificar e automatizar processos e, principalmente, organizar a gestão fiscal da empresa.
Com um software de gestão online você irá agrupar todas as informações necessárias em um só lugar, sem o acúmulo de papéis. Além disso, você também terá acessos a relatórios, controle de finanças e fiscais, fluxo de caixa, pagamentos. Tenha eficiência operacional e, com isso, aumente a produtividade, reduza prejuízos e aumente seu faturamento.
